档案学会中介服务机构工作方式探讨

海淀区档案馆  艾建华

    档案学会是档案专业人员进行学术交流，业务探讨的档案学术团体，同时又是档案人员开展档案社会服务的组织者。为了把档案的社会服务进行得卓有成效又丰富多彩，可以通过中介服务机构去实现。中介服务机构是近年来在我国档案界学会工作中出现的新生事物，它使档案社会服务工作从单纯依靠档案行政管理部门和档案馆的职能去实现，朝着多元化的方向发展，开辟了新的途径，必将对档案工作为社会服务，发掘档案专业人力资源，使档案人员专业技能优势互补，提高档案工作质量，扩大档案工作的社会认知度，产生巨大的影响。

    档案中介服务机构可以通过多种方式开展自己的工作。

    一、代整档案
    自己的材料，自己整，这是历来档案工作的模式。但在市场经济的条件下，档案工作也渐渐走进市场，出现了档案事务的明码标价——有偿服务，使档案工作也具有了商业的属性。在企、事业单位出现了多种所有制形式和多种经济形式并存的现象，由此导致了管理方式的变化，可以说是经济基础的变化，决定了上层建筑的变化。企、事业单位不再按国家机关的管理模式进行自己的管理，更多地从自己企业的情况出发，按照经济规律进行管理。
    一个规模不大的企业，也会形成自己的档案，并且在生产经营活动中越来越显示其重要性和不可或缺的作用。因此需要有人去进行这方面的工作，但是从经济的角度去考虑又不能设一些档案专职人员去从事这项工作。由于档案工作的工作量相对集中，年度结束后，开始收集整理档案，几个月之后当档案整理归档完毕时，工作量会大幅度下降，这是事实，为这几个月的工作量去专门招聘人才，或对兼职人员进行专业培训，也许会使一些企业领导者感到是人力和财力的浪费，事实上这的确存在着很浪费的因素，“有钱不买半年闲”吗。而档案这项工作又不是简单雇用几个临时工就能完成的，它需要有实践经验的专业人员，还要具备一定的语言文字的能力和概括能力，具备工作和实践的能力。对企业来说寻找这样的专业人员绝非易事，我们不能要求所有单位的领导者都具有很强的档案意识。如果人们在实践中能够认识到档案的作用和价值，采用各种方法进行保护和利用，说明档案意识的提高，正给我们的档案中介服务机构以生存天地，为此档案代整，这种他山之石可以攻玉的方式正适合这样一些企业的需要。由中介服务机构派专业技术人员前往，采取企业所需的方式，这种方式可以由专业人员指导企业人员进行档案的整理立卷；也可以由专业人员进行立卷，企业人员只需提出整理鉴定意见就可以做到档案按时、按要求，并且保证质量入库，交给拥有者使用。企业平时以较少的人力进行日常管理，可大大减少人员支出，从而提高工作效率。
    这种方式对企业来说，其适用性表现为：
    首先，它是既减少管理人员，又能达到档案整理归档目的的简便易行的方式，只需建立与档案中介服务机构的联系就可以达到这一目的。
    其次，它是推动档案工作开展的有效手段，对一些无主管企业、个体企业、私营企业或股份制企业来说，没有上级管理部门提出档案工作的要求，又没有档案行政主管部门的监督指导，因为按现行档案工作的管理体制，还没有这方面的立法和规定，对这些企业的档案工作缺乏有效的监督，无法开展业务指导工作。
    再次，它又是提高企业档案管理水平的一种方法。档案中介服务机构派出的专业人员均是有档案工作经验的档案工作者，他们不需占用宝贵的时间去熟悉和训练，他们对自己所要从事的工作非常熟练，马上就能开始工作，还可以把行之有效的工作方法和经验介绍给服务对象，使他们能在工作过程中得到现成的管理经验，得到在书本中不可能学到的某些做法，从而使企业人员自己的工作水平得到提高。

    二、专业培训
    档案工作是一项专业性的工作，正规学校的档案专业教育目前从数量上和规模上都远远不能满足社会的实际需求。档案人员在工作中需要不断地学习，接受新事物，研究新问题，不断更新知识，以适应飞速进步的社会的需要。因此各种形式的档案在职教育，就应运而生成为正规教育的补充。以往，这些在职教育主要由档案行政主管部门完成，由于机构设置和人员精简的不断冲击，一般的档案行政主管部门不可能设专门机构和专业人员去进行这项工作，使档案的专业培训成为一种临时性工作，缺乏统筹安排和经常性的工作，影响着教学效果和教学质量的提高。
    由档案中介服务机构来进行专业培训工作，情况将会不同。由于中介机构的工作不会受到人员编制、经费计划等的控制和限制，完全可以设专门人员进行管理，把培训工作（例如档案人员上岗培训）作为常年性的工作，进行计划、安排，对课程的设置、教师、授课方法等都进行深入的研究，以求更好的教学效果。
    由于有专门的人员负责这方面的工作，还可以随时调整教学计划，除按计划开展的培训之外，还可以按需要安排更切合实际的课程。例如有上级组织的学术活动在北京进行，中介机构的教育培训部门，可以马上去联系邀请到本地区讲学。再如一些单位要对进行某一专项工作的档案进行整理，想对本单位的档案人员进行培训，中介机构就可以马上找到这方面的老师安排培训。
    中介机构还可以在档案专业人员继续教育中大有作为。由于它不必受地域或隶属关系的限制，可利用本地区的资源优势与大专院校结合，广开生源，举办各种高层次的教学辅导班，只要有需求，并找到有关的教师，便可举办各种类型的继续教育。

    三、学术考察与交流
    在当今社会，科技高速发展，每天都会有新成果出现，档案事业也随之不断进步，单靠学习书本上的那点东西，已不能满足人们的求知欲望和更高追求，因此要通过更多的方式学习，也可以走出本地区的小天地，向外地甚至国外的同行学习，开阔眼界，在学习和交流活动中受到启发，得到提高。外地或外国的同行也可通过中介机构前来进行交流活动。由于这些中介机构可通过各种渠道，经常获取各方面的信息，组织交流时也更能体现学术性和民间性，可以扩大交流范围。

    四、咨询服务
    通过档案中介服务机构进行咨询，其工作在经常性、广泛性、专业性方面都将会有较广阔的前景。
    其咨询可以是有关档案工作的各个方面及相关的内容，还可以解决业务问题、法律法规、工作问题、人员安排的咨询服务，它可以通过自己的信息网络，获取更多的资料和信息，可以聘请专家学者来对咨询者的问题行进行解答，它服务的内容将会比想到的更丰富。

    五、法律帮助
    中国社会在走向法制化的今天，档案的法制时代也将向我们走来，在国家、单位、公民个人的档案事务中，也不可避免地会发生法律纠纷，在通过法律手段处理这些问题时，必然会迂到法律帮助的问题，那么档案中介服务机构可以提供法律帮助和法律方面的服务，当事人通过中介服务机构可以找到自己需要的法律服务。

    六、人才服务
    档案部门的工作需要大量的人才，在档案工作中人的工作占着绝大部分的工作含量，因此档案人才就是决定档案工作的最重要的因素。但正如前面所讲，人才的培养绝非一朝一夕，单靠学校也是不够的，有经验的档案人员是我们的档案事业的无价之宝，因此如何开发档案人才资源，也是档案部门的重要任务之一。人才资源利用的开发绝不仅是档案部门的工作，档案中介服务机构将以自己的工作方式完成其中的重要部分。
    散布在社会各行各业各个层面的档案人员，以及大量的退休档案人员是我们档案事业之宝贵财富，档案中介机构可以把这部分人的情况了解清楚，在本人的意愿和工作需要的情况下，建立专业人员档案，并进行管理，提供给用人单位，这些人员学有所长并在自己的长期工作中积累了丰富的经验，中介机构可以通过人才市场和其他方式了解需求，介绍适合的人员到所需单位工作。有人不禁会问，你们档案中介服务机构怎么成了人才市场，事实上，人才市场能掌握用人单位的需求，而中介机构却了解档案专业人才的情况，这是别家很难掌握的情况，因此在发挥这些人才的作用方面，只有档案中介机构可以发挥最好的桥梁的纽带作用，把人才输运到需要他们的地方，以实现人才资源的共享，优势互补，为档案事业服务。

    七、档案用品装具的服务
    档案工作有自己特殊要求的档案用品，由于这些用品有些太专业化，需求量又十分有限，以致在市场上不易销售，因此档案部门监制并销售，可以根据实际情况，随时研究完善或者改进。它可把档案科学研究的成果与档案部门直接挂钩，产生社会效益和经济效益。这也应该是档案中介部门的工作方式之一。这是档案中介服务机构有偿服务项目中的经营项目，可为档案事业积累资金，增加收入做出贡献。

    八、提供其他服务
    需求就是中介机构的工作，所以在档案工作中出现的可以由中介机构完成的工作都可以是其工作方式，诸如：办理各种形式的会议、活动、展览，提供各方面的信息，中介机构都可责无旁贷地提供服务。

    综上所述，档案学会中介服务机构在为档案事业发展的服务中，提供人才，提供技术技能，提供管理经验，提供信息服务，在实践中完善和发展自己，并且还会创造出新的工作方式。

2000年4月10日

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