美国的电子档案建设及启示

海淀区档案局  胡洵涛

    美国是世界上电子档案建设较早的国家，这对其他国家和地区在这方面具有一定的示范作用和参考价值。
    信息技术进入网络时代，计算机运用越来越普及，这给档案工作带来了重大影响和变革。美国自提出建设信息高速公路的计划后，不断加大对电子信息系统的投入。美国国家档案与文件署（英文简称NARA）是美联邦档案行政领导中心，它对联邦档案系统的各个组成部分，即国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等进行控制和管理；并对联邦政府机关的文件管理进行监督和指导。过去，美国联邦机构的电子文件大部分是以数据库的形式转给国家档案与文件署保存。这些电子文件包括许多重要的联邦机构数据库，必须使用电子技术保管才能保持它们的有用性。其中有联邦机构积累的科技信息档案、2000年美国人口调查材料、好几百万份电子邮件和关于这些邮件的传送信息。现在，国家档案与文件署还必须解决文件管理、保管和获取问题，涉及数据影像、数据声音、地理信息系统、网址和其它电子文件形式。电子文件不论是数量还是范围以及多样性正在不断增加。
    在20世纪90年代，美国国家与文件署保存的电子文件就十倍、百倍地增加。例如，在克林顿政府时期，白宫工作人员就已开始使用几个电子文件管理系统。这些电子文件有总统备忘录和文件、国家安全顾问电缆信息、总统日记以及上百万份的电子邮件。国务院估计有多达2500万条以电子形式存在的外交信息，这些外交信息是美国外交事务活动的重要见证。
    为了有效地解决电子文件不断激增的问题，1988年，国家档案与文件署建立了电子文件中心，并鉴别由联邦机构、国家档案馆提出的大量的电子文件问题。1998年是美国处于将传统文件变为电子文件的过渡时期，他们制作了许多适合联机检索的查索工具与研究工具。一些州一级的档案馆开始把自己的档案资源数据化并送到互联网上。
    1997年，国家档案与文件署向美国总统和国会递交了“1997-2007年美国国家档案与文件署战略计划”，并在以后的工作实践中对该计划进行不断的补充和修正。在最新修改的战略计划中， 国家档案与文件署认为，目前，国家档案与文件署保存着比世界上任何国家档案馆都多的电子档案，但是，即使走在世界的前列，国家档案与文件署仍然面临着保存数量不断急剧增加的美国联邦和总统办公机构以各种形式产生的电子文件的巨大挑战。国家档案与文件署必须增加当前存储系统的容量，扩大与公共和私人合作者进行研究的可能性，建立一个更加健全的系统，目的是能够存储不断涌入的以多种媒介物形式存在的各种各样的电子文件。此战略计划的目标之一，就是通过不断努力建立一个全国性的综合的在线信息传递系统，让公众了解国家档案与文件署，了解他的设施、服务和馆藏。为了实现这一目的，国家档案与文件署目前正实施一些项目：一是国家档案与文件署的网站建设；二是建立国家档案与文件署档案信息导航系统（英文简称NAIL）。档案信息导航系统是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库，将国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中，实现全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用；三是以档案信息导航系统为核心，发展一个更大的电子查询系统（Electronic Access Project），通过此系统建立一个全国馆藏档案的在线目录。
    电子查询系统是美国国家档案与文件署未来电子档案馆最核心的部份，建立该系统主要是达到三个目的：一是将对200，000条国家档案与文件署全国馆藏档案进行数字化；二是提升国家档案与文件署的的公共查询服务能力；三是发展一个国家档案与文件署全国馆藏档案的在线目录，包括国家和地区档案馆、总统图书馆的馆藏。
    美国国会已经为该电子查询系统项目（EAP）拨款450万美元，其中，100万美元用于档案文件的数字化；80万美元用于国家档案与文件署的网络基础设施建设与改进；还有270万美元用于完成在线目录模型、档案信息导航系统（NAIL）和最后建立电子查询系统--EAP。
    为此，美国国家档案与文件署选择了马里兰州一家具有多年数字化经验的公司进行档案的数字化工作；设立鉴别小组对将要进行数字化的档案进行鉴别和筛选。第一批选出的各种载体的档案来自5个总统图书馆、8个地区档案馆和8个在华盛顿地区的单位。
    为了迎接电子档案在整理、储存和提供利用方面的综合挑战，国家档案与文件署在整体目标上采取了长短期两种办法。首先，短期目标是，国家档案与文件署将扩展现有的电子文件处理系统，因为只有如此，才能够有效地控制电子文件。目前，国家档案与文件署主要使用两个电子查询系统。一个是中央信息处理系统（Centers Information Processing System），供联邦各机构使用，用于查询和搜索联邦机构文件中心的馆藏；另一个是在线注册系统（Online Registry System），用于查询位于圣·路易斯的国家个人文件中心的馆藏。国家档案与文件署希望扩展的新系统是命令完成和统计系统（Order Fulfillment and Accounting System），该系统能使用户完成在线命令操作。国家档案与文件署的长期目标是，将与国家科学基金会、圣地亚哥超级计算机中心、国防部、佐治亚技术研究所、国家历史出版和文件委员会等合作开发新的保存和利用电子文件的方法。这些方法具有广泛、稳定的结构并具有独立性、可行性、模数化及可延展性等特征。国家档案与文件署通过与其他政府机构、国家和大学的合作，在把计算机科学和先进的技术运用到电子档案的管理、保存和利用方面取得了突破性进展。美国最前沿的技术资源、在大学和实验室工作的世界级专家也加入到电子档案馆的研究开发工作中。国家档案与文件署相信他们能够建立一个电子文件档案馆，该电子文件档案馆将独立保存不受产生电子文件计算机系统影响的任何种类的电子文件，能多渠道满足用户的需求。电子档案馆将收录所有种类国家档案与文件署所掌握的电子文件（文字、图像和声音），而且，该电子档案馆可通过全国范围的子系统而被访问。国家档案与文件署计划在2004年完成研究、开发样板和试验。电子档案馆投入运行后，用户将很容易找到他们所需的文件，国家档案与文件署也将更为便捷地为用户提供服务。
    国家档案与文件署在撰写其战略计划时，电子档案馆还只是一个梦想，经过三、四年的努力，如今已变成可能的现实。但他们也清醒地意识到，建立电子档案馆需要持续不断的技术创新和克服这一伟大工程所面临的所有风险，需要有高度的责任感并不断扩大资金来源，因为建设电子档案馆是一项耗资巨大的工程，它比在马里兰州大学公园建立国家档案馆更加困难和艰巨。
    具体目标是：
    （1） 至2002财年，NARA60%的电子档案被保存和可利用；
    （2） 至2004财年，完成小规模试验性的电子档案馆；
    （3） 至2005财年，NARA80%的电子档案被保存和可利用。
    今天，作为社会信息资源系统的一个重要组成部分的电子档案馆已成为一种趋势，美国在电子档案馆建设的规划、研究、实施等方面已经走在了前列。我们应该看到，中国目前的电子档案建设还处于低层次、低水平阶段。我国的档案信息由于缺少统一的标准，无法对数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法共享；大多数网站只建立了简单的联接，即只提供查找的线索（网址），总体上却仍是相对孤立与分散。因此，为了建立一个真正意义上的电子档案馆，中国还需做大量基础性的工作。
    一是有组织、有领导地做好研究、计划工作。在国家档案行政管理部门的领导下，制定一个切实可行的、长期的建立电子档案馆的计划，这个计划应包括建立一个电子档案馆所涉及的所有方面，比如人力、物力和财力等；二是加强与国家有关技术部门的合作，力求使应用的技术处于先进水平，避免低水平的重复、浪费。我国的“信息高速公路”建设为建立“数字档案馆”提供了物质保证，但与美国相比，由于技术、资金、基础设施等方面的原因，我国档案数字化建设的进程可以说是相当缓慢，基层档案数据化工作还停留在简单的计算机录入水平上，与档案资源数据库的建设还有很长一段距离。三是制订统一的标准。从档案信息建设的初始直到结束，有一套行之有效的标准贯穿档案信息工作的始终和方方面面。四是加强基础设施建设，包括人才基础建设、技术基础建设和资源基础建设。美国的档案人才主要来自于大学的正规教育、档案专业协会的继续教育培训和档案馆举办的岗位培训。中国应借鉴其经验，培养和形成一批有专业知识、创新能力、实际操作能力并掌握外语的技术人员并加快网络化建设。
    建设电子档案馆是一项伟大而艰巨的工程，要实现这个宏伟的目标，需要我们不断的努力和勤奋地工作，加强与其他部门的合作与研究，解决工作中遇到的技术和理论问题。

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