论数字档案馆的信息资源建设

海淀区档案局  陈姝

    建立数字档案馆的最终目的，是为了使档案馆对档案信息的管理和利用能够更大限度地发挥作用。如果忽视了对档案信息资源的建设，就好象城市里修建了高速公路，上面却空荡荡不见汽车跑一样。其导致的结果就是耗费了大量人力物力财力修建的基础设施白白地闲置。因此，如何开展档案信息资源建设，是我们在讨论数字档案馆时不可回避的一个重要问题。
    从总体来看，由于目前对数字档案馆的研究处于起步阶段，发展前景也有一定的不可预知性，因此对数字档案馆的信息资源建设的认识也形成了一些误区。比如认为将档案馆各种馆藏档案的内容转化为计算机可以识别和处理的数字化信息进行存储，或者是将纸质档案经过转化后搬到网上，就完成数字信息资源的建设了。前者可能导致的后果是档案馆花费巨大的精力和时间在扫描、转换、压缩等简单的事务性的工作中（对档案进行数字化，在技术上并不是什么难题），却忽视了整个系统的整合工作。而抛开系统整合，任何一项单项技术都是容易实现的。后者则容易导致档案馆只要搬上了网站就万事大吉的不正确观念。我国目前大多数档案网站都存在着可提供浏览的内容少、可提供服务的项目少、网页内容更新慢、网页制作质量差等问题。离信息服务大众化和实现档案信息共享的目标相去甚远。要走出这些误区，就必须认清档案数字信息资源建设的真正内涵，进而提出解决方案。

一、 认清档案信息资源建设的内涵

    一提到数字信息资源，很多人就认为这纯粹是一项技术性工作，似乎与信息技术紧密相关，而与传统档案馆业务没有联系。实际上，档案数字信息资源建设涉及到档案信息资源的形成、整理、存储、检索、保管、利用、鉴定、统计等几乎所有档案馆的传统业务。所不同的是传统业务面向的对象是实体档案，而数字信息资源建设面向的是数字化信息。可以说，数字档案馆的信息资源建设就是以统一的标准和规范为基础，形成丰富多彩的多媒体信息，分布于海量资源数据库中，通过网络实现利用者智能检索的一项系统工程。即信息资源的建设应该包括两个密不可分的部分：信息资源的形成占有和信息资源的开发利用。

二、 拓宽档案信息资源建设的途径

    1、做好原始馆藏的数字化
    首先，应该引起重视的是大多数国内档案馆的馆藏正 以惊人的速度增加，而且绝大多数是文书档案。这主要是因为档案馆对于移交档案的接受标准过于宽泛、档案价值鉴定工作只说不做、档案人员观念的保守（目前仍有不少档案馆依然以收藏多少档案、占有多少信息资源作为业绩评价标准，依然认为档案收藏是档案部门最主要的职能）等原因造成的。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作。限制档案移交机关、控制入馆范围是优化馆藏的前期控制措施，积极开展鉴定工作则是后期治理的关键。
    其次，对馆藏档案的数字化应该有选择有计划的进行。不同的档案馆可以根据自身的情况选择不同的标准。例如：对进行了优化后的馆藏档案目录进行数字化，这是档案馆信息资源建设的最基础工作；对馆藏体系进行认真研究，确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行全文数字化（特色的馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在）；根据馆藏基础，确定核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行数字化，这可以根据定期或不定期的统计结果来挑选；针对服务对象的需求进行数字化，尤其是某些专业利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服务。在确定了进行数字化的目标后,运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方式的档案进行转化。
    2、加强对电子文件的管理
    电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的。能够直接借助数据通信技术和网络技术进行远程传递和共享利用。但是，由于电子文件是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，电子文件的管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。因此，档案馆应该针对本区域移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。
    3、加大数字资源数据库建设的力度
    档案信息的生命力主要在于能够提供服务的信息资源的数量和质量，而质量更是关键。如果光是扩充数量，仅仅以占有档案信息为目的，就会导致利用者面对浩如烟海的信息资源无从下手，分散无序的信息最终会成为网络上的冗余数据，只会给利用者带来困扰和烦恼。这也是为什么档案馆的馆藏虽然增加很快，但馆藏档案的利用率却呈逐年降低的趋势的原因。数字档案馆的信息资源建设实际上就是一项超大规模的档案信息资源在数字状态下重组和再创造的创新工程。在这项工程中，要对以上两种已完成数字化的档案信息进行拆分、整理、分类、合并，同时要深入开发利用。因此，建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的档案数字资源数据库，就成为开发利用信息资源的一种重要手段，也是数字档案馆信息资源建设的重要组成部分。
    档案馆加强数字资源数据库可以从以下几方面着手：（1）积极构建本馆馆藏特色数据库，这是指根据特色馆藏开发和组建的具有独特内容的数据库，如科研成果数据库、图片资料库、专家学者库等；（2）构建若干专题的信息资源数据库，这就需要对档案信息资源进行挖掘、加工、整理和有序化重组，以提高利用者寻找信息的速度和质量。如事件数据库、纪念日数据库、大事记数据库等；（3）利用网络信息资源，创建虚拟数据库，以补充现有数据库信息量的不足；（4）引进或直接利用现成的数据库，如商用光盘数据库系统、联机数据库等。在开展档案信息资源数据库的建设工作过程中，应该要注意以下两方面的问题：一是要做好利用者需求的调研工作，对他们的要求进行收集、整理和分析，这应该对确定数据库建设类型起决定性作用。如开展用户群需求分析、社会需求分析，功能需求分析等。二是要考虑将数据库系统建设与常规的档案处理工作有机结合起来，做好处理完的数据的入库工作。从而确保数据库建设的实用性与延续性，使数据库的内容保持新、全、齐。
    4、重视对网络信息的开发、组织与利用
    网络最根本的价值就在于随着信息技术的不断发展，它本身就能提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，更不用说对网上有用信息进行深层次开发与利用。针对这种情况，档案馆应该做好两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化、链接化，以便引导读者快速查找到所需信息；二是根据需求，直接通过网络采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可以提供利用的二次数字信息资源，并建立网络信息资源主题指南。关键是在网络环境中开展信息集成，建立完善的信息集成服务体系，这样就把信息检索提供服务与信息咨询研究开发服务统一起来。网络信息资源同样存在着采、编、流、藏几个环节的问题，但工作的难度却远远大于纸质载体的档案信息。因此，这也给档案信息服务人员提出了很高的要求。

三、加大对档案信息资源建设者及利用者的培训力度

    1、高度重视高素质复合型人才的培养，加强信息队伍的建设。信息资源建设要求工作者不仅有牢固的档案、情报专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域（如法律、经济等）的相关纵向知识。这不仅为档案信息服务人员创建了良好的机遇，也提出了严峻的挑战。数字档案馆能否在未来的信息服务中发挥作用，关键在于档案工作者在知识和技能上的显著提高。因此，档案馆应该培养、稳定一批高素质信息资源建设队伍。档案工作者应该在业务知识和操作技能上加强自我学习，努力使自己在未来的信息服务中承担起如信息资源管理者、网络导航员、信息咨询专家等新角色。
    2、加强对利用者的咨询指导。并不是所有的利用者都知道如何正确、有效地使用数字档案馆的各种资源、设备，特别是一些新的或者复杂的服务项目。培训利用者查找信息的方法比直接帮他们解决问题更重要。档案馆可以通过多种途径，如举办讲座、开设培训班、咨询人员现场指导、利用宣传窗口等提高和增强利用者的查找能力。 

2002年3月

[关闭窗口]