档案网络信息服务的新实践

北京市海淀区档案馆 陈姝

    现代意义上的信息服务是在网络环境下产生的一支全新的服务行业。伴随着互联网网络的发展和应用普及，信息服务逐渐从初级服务向专业化方向演化。而档案部门信息服务的传统模式已经越来越难以满足利用者开放化的信息需求，也远远落后于社会信息化的要求。海淀档案人清楚地认识信息咨询和现代化的网络信息服务是档案信息传递的未来发展方向。网络化信息服务的兴起是一种冲击和挑战，如何利用网络信息实现档案信息服务的飞跃发展是摆在我们面前的迫切任务。实现信息化是中关村科技园区建设的重点，而利用现代化的数字信息服务，努力提高服务水平，做好为领导服务、为企业和纳税人服务的工作，则是海淀档案工作的重中之重。要充分发挥档案信息资源的作用，就必须根据现代化、信息化社会的客观要求和利用者的主观需求加以提供利用。 
海淀区档案局（馆）在确立了发展网络信息服务为海淀档案工作的特色后，结合全区开展的"为纳税人服务"活动，积极主动将馆藏历史档案与网络信息相结合，加大档案信息工作力度，开发档案信息资源，取得了良好的效果。其具体做法如下：
    一、 加强软、硬件环境的改善
    海淀区委、区政府重视实现档案的信息化工作，在区财政极其紧张的条件下（中关村西区改造需要大量的资金），仍然投资148万元支持档案局（馆）的信息网络系统，为档案向信息化方向发展创造了条件。档案局（馆）不仅建立了局馆计算机网络服务平台，还在因特网上开通了主页。同时档案局（馆）加大了对工作人员的培训力度，要求其掌握外语及精通网络技术，使档案信息的收集、编写更快更准。
    二、 加强对利用者需求的调研和预测
    档案局（馆）积极与区有关领导和中关村科技园区海淀园管委会联系，了解其信息需求，确定信息重点。并通过各种渠道掌握全区工作重点，有针对性地开展信息服务工作，增强信息服务的时效性，使编写的信息更好地反映了当前的工作形势，解决问题。例如海淀园区为了更好地服务园区企业，简化手续，开展了数字园区工程，实现了网上办公，大大提高了办公效率。档案局（馆）在了解到情况后，迅速编写了西安网上高新区和上海浦东网上园区的专题信息，为海淀园区借鉴相关经验，取长补短，做好数字园区工程提供了帮助。
    三、 深层次加工信息资源 
    对信息资源按照专题、类别进行二次甚至三次加工，开展信息检索、汇总分析、跟踪专题服务。根据利用者特定的课题需要进行档案信息资源的专供服务，大力开展档案信息咨询服务，建立了多功能、多渠道的档案信息传递通道。例如档案局（馆）编写的"世界科技工业园区研究"专题信息，对美国硅谷、台湾新竹、印度班加罗尔等世界著名科技园区的发展、经验、问题进行了分析和汇总，并与中关村科技园区的过去、现在进行了比较，为区领导的决策提供了帮助。
    四、利用网络资源环境为信息利用提供新的途径
    对于网络信息服务，档案局（馆）除建好自己的网站外，还利用网络资源环境，扩大信息收集范围，对信息进行过滤、组织、鉴定、传递。对于当时没有采用但具有保存价值的信息，分门别类地进行编排并进行保存。在接受新课题时，除了在网络资源环境里进行查找，还可以按类别在保存的信息里查找，为档案信息资源的获取和提供利用带来很大方便。
    五、通过在线展览形式全方位开发馆藏资源
为了扩大宣传范围，拓宽宣传途径，以通俗化、大众化的方式向社会展示档案的价值，使档案更贴近百姓，使更多的人走进档案，档案馆根据实际需要在网络环境下举办在线展览，通过图文并茂的方式将馆藏的珍贵老照片制作成生动的网页形式，搬上了互联网。让广大利用者能欣赏到这些平时不容易看到的真实历史镜头。在最近庆祝建党80周年的活动中，档案馆就制作了"海淀历史瞬间"，回顾了海淀区的第一个党支部从成立到改革开放至今的历史过程，并陆续收到了好评。
    海淀区的档案信息服务工作开展以来，这种开拓式的服务方式受到了区领导的重视和好评。他们对档案信息服务工作作出了具体指示，对海淀档案信息收集和服务工作提出了具体要求，并多次深入到海淀档案局（馆）进行调研，协调有关部门组织专家进行论证。区领导指出：以高新技术产业和知识经济为主体的海淀区，正面临着经济急速发展的变革时期。科技园区的建设，取决于我们对知识和信息的拥有和运用水平。档案馆作为全区收集存储、提供查询、快捷反馈信息的基地，要建成集档案收藏保管、开发利用为一体的信息中心。在对海淀区档案行政执法检查的监督和检查中，区人大对档案局（馆）的信息服务工作给予了好评。区人大领导题词写到："档案局此做法很好，为人大工作提供了多方面信息，对做好人大工作很有帮助。希望继续提供好的经验和信息。"
中关村科技园区的建设为发展海淀档案工作提供了千载难逢的机遇，也提出了更高的要求。海淀档案工作肩负着保存历史、服务现实的使命。面对新的形势，海淀档案人一定会抓住机遇，迎接挑战，努力开拓档案工作的新领域。通过多方努力，使档案信息资源得到释放，更好地发挥作用，更好地为海淀区的经济建设和精神文明建设服务。

[关闭窗口]