做好新时期征集工作的几点思考

海淀区档案馆 项文翠

    征集工作是档案馆工作中一项很重要的基础工作。征集工作好坏将直接影响到馆藏档案资料质量的高低，影响到能否高效地为社会提供服务。只有做好征集工作，才能使馆藏内容更丰富，门类更齐全。否则，无法高效地为用户服务，更谈不上为各项事业服务。那么在改革开放的新形势下，在本地区建设世界一流的科技园区的今天，应如何做好档案资料的征集工作呢？笔者，提出下列几点思考，望共同探讨。

    一、从馆藏档案资料现状看征集中存在的问题

    笔者所在（海淀区）档案馆，现有馆藏档案近10万卷、资料1万余册。近年来，档案资料的利用率在快速增长。档案资料为各项事业的建设起到了重要作用，为利用者解决了许多实际问题。但是，在提供利用中发现仍存在着一些问题。从馆藏档案资料结构看，涉及的机构不全，内容不够丰富。不能充分满足用户需要，无法高效地提供利用；从馆藏档案资料自身情况看，收集不系统、不完整。许多内容断档，衔接不上，影响提供利用，有碍工作进展；从馆藏档案资料开发利用看，进馆档案资料除少量直接提供利用或编著一些资料外，大量的只是保存在库房内，不能尽快地开发利用。而编研部门急需的档案资料没有征集进馆，仍散失在社会地上……。

    二、档案馆今后做好征集工作的设想

    针对本馆在征集工作中存在的问题，要做好档案资料的征集工作，使征集进馆的档案资料系统、完整、质量高，切实使馆藏档案资料达到丰富优化。需针对实际情况制定征集工作措施，才能完成好征集工作。从而更好地为本地区的各项事业建设服务。因此，特提出以下几点设想。

    1、加强宣传，是做好征集工作的有效方式
    目前，全社会各界人士，对档案工作、档案资料的征集工作，以及征集的范围和内容还不是很了解或者是不了解。广泛、深入地宣传《档案法》、档案资料的征集内容等，是档案馆做好征集工作的一项有效方式。加强宣传的力度，会使社会各界人士进一步清楚征集的内容，主动提供信息，积极捐献珍贵的档案资料。做好宣传工作，应当利用广播、电视、报纸、刊物等媒体进行宣传；向区属各单位和社会各界人士发送文件及征集通告等进行宣传；利用各种会议和会场等进行宣传；举行专题活动进行宣传等等。如：近年来，本馆利用上述方式加强了征集工作的宣传，通过宣传，切实增强了社会档案意识，促进了征集工作的开展。
    2、有计划、有目的征集，是提高征集质量的重要保证
    工作没有计划，没有明确的目标，碰到什么收什么，盲目地进行征集，必然会使进馆的档案资料零、散、杂。不可能高效地为用户服务。做好征集工作必须制定好征集工作计划，明确工作目标，根据实际情况，确定征集对象，才能更好地完成征集任务。（1）做好年初的征集计划，确立全年的征集目标，是搞好征集工作的保证。一方面：要针对实际工作情况，制定好年初征集工作计划和目标；另一方面：还要根据形势的发展、变化和工作需要，随时调整、增补征集的内容，确定征集对象，有计划、有目的的，妥善安排工作，保证征集任务的完成。（2）结合工作需要进行征集。为领导各项工作决策服务，是档案馆的重要工作。档案馆应与有关部门、人员联系，根据计划及时了解各级领导和各项工作需要，有计划地、有针对性地提前进行征集，变被动服务为主动服务，并快速地提供利用。（3）要定期搜集利用者反馈意见进行征集。在日常的提供利用工作中，经常会听到一些用户意见：反映某某方面的档案资料，保存的不系统、不完整，或全部没留存下来。但是，又非常重要……。档案馆应当重视搜集这些建议，避免偏颇薄弱环节，以保证档案征集工作正常有序地开展，从中吸取好的建议。（4）结合编研项目开展征集工作。征集工作应结合编研部门的课题和工作计划去协助征集，使进馆档案资料，可以得到快速加工，及时开发其信息资源，更快捷地为社会服务。同时也为编研部门减轻负担，有利于提高工作效率。档案征集人员要善于捕捉信息。应当重视随时发现新线索，确定新目标征集。及时收看新闻、阅读报刊，特别是本地区出版的报刊等等。从中捕捉新的信息征集，避免时间过久，一些重要档案资料不易征齐的损失。
    3、采取灵活多样的征集方式是做好征集工作的有利措施
    征集工作根据其工作性质、征集的对象、内容、门类等采取多种形式征集。因为，征集工作头绪多，涉及的范围广、工作量大。征集工作可采取下列8种方式进行征集。（1）采取定期收集与随时征集相结合的方式征集；（2）采取上门走访与送档进馆相结合的方式征集；（3）采取自愿捐献与通过做工作相结合的方式征集；（4）采取邮寄和会唔相结合的方式征集；（5）采取成批接收与零散征集相结合的方式征集；（6）采取既定征集内容与主动捕捉征集信息相结合的方式征集；（7）档案部门独立举办编研成果展与相关部门联合举办出版物、编研资料展评相结合的方式征集；（8）采取对珍贵档案资料进行登记备案，有利于档案馆按期完整地征集。近年来，本馆采用上述多种方式征集进馆了大量的珍贵档案、出版物、资料等等。使进馆的档案资料，更系统、完整，并具有重要的价值。进一步丰富优化了馆藏。实践证明，采取此方式进行征集是档案馆做好征集工作的有利措施。
    4、搞好征集工作离不开各级领导的支持
    征集工作难度大，不被重视，涉及的范围大、对象复杂，因此，争取各级领导的支持，是做好征集工作的必要工作。特别是对珍贵、难度大的档案资料的征集就更要依靠领导出面给予协调。才能完成好征集任务。一方面：各级领导在日常的会议和外出活动中，会直接接触、收到许多珍贵的档案资料，另外在其工作中也会形成大量的档案资料。应有意识地注意收集。如：本区原区政府副区长、政协主席张宝章同志一次就主动向档案馆捐献了200多件珍贵档案资料。其中有毛泽东主席的亲笔签名和几十幅知名人士的题词等等。另一方面：一些珍贵的档案资料，保存在重要机构或高层次各界人士手中。需要主管领导出面协调，做工作才能征集进馆。如：高科技试验区办公室保存的江泽民总书记、李鹏总理为试验区的题词。就是经过马林副区长出面协调后，进行复制并提供复制件展览。这充分说明了征集工作不能离开各级领导的支持。
    5、档案征集部门要善于调动兄弟科室的积极因素，协助搞好征集工作
    征集工作，单靠一个人或征集部门自身做工作是远远不够的。应当发挥各科室的优势，利用其有利条件进行征集。（1）通过办公室与外界上下级和同级机关单位的联系多、消息灵的有利条件获得征集信息；（2）通过指导科熟悉基层档案业务的便利条件征集；（3）通过编研科举办的编研成果展或编写专题资料时征收的档案资料征集；（4）还可通过管理部门广泛接触档案资料利用者的便利条件征集。近年来本馆征集工作，在各科室的通力配合下，通过下基层指导工作，举办编研成果展，接待利用等工作中征集了大量的重要档案资料。仅1999年初指导科就向馆里移交了几百件档案资料。以上事例充分证明了，档案馆必须发挥各科室的优势，才能完成好征集工作。
    6、发动社会各界人士共同做好征集工作
    由于相当部分的档案资料至今还散失在社会上，所以，档案馆应当重视社会各界的力量。鼓励捐献档案资料的人员，并给予一定的奖励。近年来本馆得到了广大干部群众的支持。他们主动提供征集信息、无私地捐献出珍藏多年的珍贵档案资料。有本区解放前的革命历史档案资料，有解放初期的重要档案，还有本区著名人物的个人档案资料等等。有的老干部主动担任了本馆的义务征集员，并办理了工作证件。进一步推动了征集工作的开展。事实证明，必须发动全社会的各界人士，共同努力工作，才能更好地搞好档案馆的征集工作。

    综上所述，在新时期做好档案馆的征集工作，需要制定好工作计划，明确工作目标，采取多种形式，利用各种有利条件并发动社会各界力量……，这一议题还需要我们不断地去思考研究。

2000年4月28日

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