北京市海淀区档案局关于印发建立海淀区重大活动档案管理办法的通知
海档局字[2003]19号

属各单位：
    随着我国改革开放的深入、经济的快速增长、综合国力的明显增强，海淀区各有关部门根据国民经济和社会发展需要举办的重大活动越来越多，其形成的档案对于记录和反映一个地区的政治、经济和社会发展状况、体现地方特色、为历史研究提供参考等方面具有重要的作用。
    为此，中共海淀区委办公室、人民政府办公室于2001年4月联合发出了《关于建立海淀区重大活动档案的通知》，并印发了《海淀区重大活动档案整理办法》（试行）。两年来，在区属各单位的大力支持下，这项工作取得了很大的进展，现已接收了众多内容类型丰富、载体形式多样的区属各单位、各部门主办的重大活动档案进馆，，在完整保存本地区的历史记录，为社会各项事业发展提供服务中发挥了积极作用。
    现对《海淀区重大活动档案管理办法》（试行）进行修改完善，印发给你们，请认真贯彻落实。

北京市海淀区档案局
二00三年五月二十八日

    一、 建档范围
    1、 党和国家领导人以及北京市重要领导来海淀区、中关村科技园区海淀园视察、指导、调研工作；
    2、 中共海淀区委、区人大、区政府、区政协组织策划的重大活动；
    3、 外国政治家、企业家、友好人士等到海淀地区的重要来访；
    4、 海淀区接待各省、市、区及港澳台地区主要领导和重要人物的来访；
    5、 海淀地区举办的各种重大活动和重要会议，包括各种重要的体育比赛、文化活动、庆典活动、宣传活动、交流活动、贸易活动等等；
    6、 海淀区、海淀园的重要规划、重点工程、重要的建设、拆迁项目等；
    7、 社会知名人士参加的与海淀区有密切关系的重要活动。

    二、 归档内容
    1、 重大活动起源性档案，一般包括可行性研究、建议、调研报告、初步方案等；
    2、 重大活动筹备工作和专题会议记录、纪要；
    3、 上级和主管重大活动的领导的讲话稿和重要发言材料；
    4、 有关重大活动的请示、批复，往来文书，合同、协议等；
    5、 重大活动总体方案、活动部署、计划、组织分工、时间安排等文件；
    6、 各分项活动方案部署、计划、时间安排、组织分工等文件；
    7、 反映重大活动的结果、成果及经济效益和社会效益的相关文件；
    8、 重大活动结束后形成的经验性总结材料和各种统计报表；
    9、 重大活动中形成的报刊剪辑、照片等内容丰富的档案材料；
    10、 重大活动中形成的各种声像档案，包括各种录音档案、录象档案、电子档案等；
    11、 重大活动中形成的各种实物档案，包括各种奖状、证书、题词、纪念品、票证等；
    12、 对当前和今后同类型的活动有参考和借鉴作用的重要资料，包括各种宣传材料、新闻报道材料等。
    另外，各主办部门可根据重大活动的特点，确定归档文件材料，以保证重大活动档案的齐全完整。

    三、 保管期限
    全部定为永久。

    四、 档案管理
    1、 重大活动档案均归区档案馆统一保管，在活动结束后六个月内向区档案馆移交。如有保密或特殊管理要求应一并通知区档案馆。
    2、 领导机关或业务部门一旦作出举办重大活动决定，档案人员应积极了解本单位、本部门参与的重大活动情况，及时通知两办及区档案局。档案部门将针对重大活动的特点，进行认真鉴定，根据有关规定指导归档工作。
    3、 活动组委会要把文件材料收集作为重大活动的组成部分，列入重大活动议事日程、纳入有关领导和相关人员的工作职责，并作为重大活动工作总结的重要内容之一。
    4、 应明确一名重大活动的领导主管文书和档案工作，对工作中的重大问题作出决策。指定专人负责档案的收集和整理工作，全过程参与重大活动，督促检查文件材料的形成和积累，按照收集范围和归档制度的要求逐项检查验收，及时协调解决工作中出现的问题。最后，经区档案馆审查验收合格后移交进馆。
    5、 对于有重大影响和重要意义的活动，应提前通知区档案局参加拍摄，各单位和部门应积极配合，提供便利条件，保证拍摄和档案材料收集工作顺利完成。
    6、 各单位应重视重大活动档案的归档、移交工作，此项工作将作为各单位本年度档案工作的重要考核项目，望有关部门认真做好该项工作。
    7、 区档案馆按照有关管理规定进行档案的管理和提供利用工作。
    8、 查阅区档案馆保管的重大活动档案，需经活动主办单位的领导和区档案馆馆长批准。主办单位需持本单位介绍信；外单位除持本单位介绍信外，还需经主办单位批准；个人查阅时，需持主办单位介绍信和本人有效证件。

海淀区档案局
海淀区档案馆
2003年4月5日

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