海淀区档案局关于对违法案件办案程序的规定

    第一条 为使档案局行政执法工作规范化、制度化、科学化，做到“公正、客观、准确”的处理档案违法案件，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》以及相关的法律、法规、规章，制定本规定。 
    第二条 本规定所称违法案件，是指在海淀区行政区域内的机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织和个人违反档案法律法规尚未构成犯罪的并按照规定由本局管辖处理的案件。 
    第三条 处理违法案件，必须做到事实清楚，证据确凿，适用法律、法规、规章正确，符合规定的程序。 
    第四条 违法案件的办案程序：
    一、对违法案件的查处适用一般程序。 
    二、违法案件的受理： 
    （一） 有下列情形之一的，应当予以立案： 
    1、在监督管理中发现认为需要追究行政法律责任的； 
    2、公民、法人或者其他组织举报，经初步核查，认为需要追究行政法律责任的； 
    3、区政府或者北京市档案局交办的； 
    4、有关部门移送的并认为需要追究行政法律责任的； 
    5、其他需要立案的。 
    （二） 需要立案办理的案件，由承办人填写《立案审批表》，经局长批准后立案。 
    （三）办理案件实行回避制度。案件承办人员、主管领导与案件有直接厉害关系的应当回避。 
    三、违法案件的调查取证： 
    （一）案件调查取证人员每次不得少于二人，执法人员在进行调查工作前应向被调查人出示《北京市档案行政执法检查证》证件。必要时可与有关部门组成联合调查组。 
    （二）执法人员应当对案件进行全面调查，下列证据经查证属实作为认定事实的依据：书证、物证、视听资料、证人证言、行政相对人陈述、调查笔录、现场勘察笔录、鉴定结果。 
    （三）执法人员进行询问调查时，应当允许行政相对人作辩解陈述，并将情况记入调查笔录，经当事行政相对人校阅后签名或者押印。 
    （四）现场勘查由执法人员进行，必要时可邀请有关法定检验机构或检验人员参加；应当通知行政相对人到场，无正当理由拒不到场的，执法人员在笔录中记明情况，不影响现场勘查的进行。 勘查情况记入现场勘查笔录，行政相对人应当签署意见，签名或者押印。 
    （五）收集证据时可以采取抽样取证的方法。 在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经局长批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定；也可以依照有关行政法规进行封存。 
登记保存、封存应当填写《登记保（存封）存通知书》，开列清单，由行政相对人签名或者押印，并做登记保存（封存）标记。 
    四、违法案件的审理及审批 
    （一）案件调查结束后，法制宣传科形成调查报告，连同有关证据材料报局长。 
    （二）局长组织对案件进行集体讨论，提出处理意见。法制宣传科对讨论情况进行记录。 
    （三）档案局应将处理意见告知行政相对人，说明作出处理意见的事实、理由及依据，并告知行政相对人依法享有的权利。 档案局必须充分听取行政相对人的陈述和申辩，对行政相对人提出的事实、理由和证据，应当进行复核；行政相对人提出的事实、理由或者证据成立的，档案局应当予以采纳；不得因行政相对人申辩而加重处罚。 
    （四）档案局根据违法事实分别作出如下决定： 
    1、对违法事实清楚、证据确凿的，依法给予行政处罚；
    2、对违法事实清楚、情节显著轻微的，免于行政处罚； 3、对查无实据的，不予处罚； 
    4、对需要由其他行政主管部门进一步处理的，向有关部门提出建议； 
    5、对无管辖权的案件，应当移送到有关部门处理。 
    （五）档案局依照法律法规制作《档案执法监督检查通知书》或《行政处罚决定书》送达行政相对人，明确告知行政相对人不服本处罚决定的，可以在法定期限内，向区政府或北京市档案局申请复议或者向人民法院提起诉讼。 
    （六）送达执法文书，一般采用直接送达的方式，受送达人拒收的，可以留置送达；直接送达有困难的，可以委托有关组织代为送达，或者邮寄送达；受送达人下落不明或者用其他方式无法送达的，可以公告送达。 
    五、处罚决定的执行 
    （一）《档案执法监督检查通知书》和《行政处罚决定书》一经送达即具有法律效力。行政相对人在申请复议或者提起诉讼期间，行政处罚决定不得自行停止执行。 
    （二）到期不交纳罚款的，档案局可以每日按罚款的百分之三加处罚款。 
    （三）对行政相对人不履行行政处罚决定的下列情况，由档案局申请人民法院强制执行： 
    1、行政相对人收到《档案执法监督检查通知书》或《行政处罚决定书》后在规定期限内未申请行政复议或者未向法院起诉的； 
    2、行政相对人收到《行政复议决定书》后在规定期限内未向人民法院起诉的；
    3、行政相对人向人民法院起诉，人民法院作出维持行政处罚决定的判决或者裁定生效的。
    六、结案 （一）属于下列情形之一的，应当予以结案： 1、行政处罚决定执行完毕的； 2、经人民法院判决或者裁定执行完毕的； 
    3、免于行政处罚或者不予行政处罚的。 
    （二）结案后，由法制宣传科填写《结案审批表》，报局长批准，同时上报北京市档案局法规处和区政府法制办公室备案。 
    （三）按照区政府法制办公室关于执法文书档案的管理规定，将办案过程中形成的材料立卷归档。 （四）违法案件一般应当自受理之日起4个月内结案；因特殊情况不能按期结案的，适当延长办理期限，但最长不能超过6个月。 由人民法院受理的案件不在此限。 
    （五）依法需要报上级部门决定的案件，应当在本局审理结束后10日内上报。 
    第五条 本局办理案件，必须使用北京市档案局规定的统一执法文书，北京市档案局无规定的使用区政府法制办公室规定的执法文书。

附件：
    1、北京市海淀区档案局立案审批表 
    2、北京市海淀区档案局陈述笔录
    3、北京市海淀区档案局调查询问笔录 
    4、北京市海淀区档案局现场检查笔录 
    5、北京市海淀区档案局违法行为处理意见审批表 
    6、北京市海淀区档案局案情调查终结报告 
    7、北京市海淀区档案局行政处罚事先告知书 
    8、北京市海淀区档案局行政处罚听证告知书 
    9、北京市海淀区档案局行政处罚听证通知书 
    10、行政处罚听证委托书 
    11、北京市海淀区档案局行政处罚听证笔录 
    12、北京市海淀区档案局行政复议决定书 
    13、北京市海淀区档案局违法行为处理通知书 
    14、北京市海淀区档案局行政处罚决定书 
    15、北京市海淀区档案局结案审批表

海淀区档案局
2001年5月22日

附件1： 北京市海淀区档案局立案审批表

案件来源
案发时间		案发地点
当 事 人		联系地址
举 报 人		联系地址		电 话
案情简介
承办部门意见	1、依据《                       》第 条，建议立案。 2、拟由                      具体承办。                                 部门负责人                 年    月    日
行政领导 审批意见	审批人                 年     月     日
备 注

附件2： 北京市海淀区档案局（陈 述 笔 录）

陈 述 人		性    别
年    龄
工作单位
家庭住址		联系电话
时    间		地    点
承 办 人		记 录 人
陈述内容
陈述人签章                             承办人签章

附件3： 北京市海淀区档案局调查询问笔录

案    由
被询问人		性    别		年 龄
工作单位		职    务
家庭住址		联系电话
时    间		地    点
被邀参加人
工作单位
承 办 人		记 录 人
问:
答:
被询问人签章                          承办人签章
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附件4： 北京市海淀区档案局现场检查笔录

案发地点
开始时间	年   月   日   时   分	结束时间	年   月   日   时   分
工作单位		职  务
住   址		电  话
法定代表人		职  务
案   由
调 查 人		记 录 人
现场检查情况
调查人签章

附件5：北京市海淀区档案局违法行为处理意见审批表

案件来源			登记编号				承办人
查处时间		自    年    月    日至     年    月    日       计    天
违 法 行 为 人	姓  名		性别		年龄		职务
	工作单位		地址、邮编
	单位名称				法定代表人
	地址、邮编
简要案情
承办人或部门意见		签名                   年     月     日
行政负责人 审 批 意 见		签名                   年     月     日
备 注

附件6： 北京市海淀区档案局案情调查终结报告 

案   由
当 事 人		工作单位
联系地址		联系电话
法定代表人		职   务
起止时间		调 查 人
调查部门
调查事实
议 要 点
证   据
处理意见	年     月    日

附件7：

北京市海淀区档案局 行政处罚事先告知书 海档罚告字[ ]第（ ）号 ____________：     你（单位）             于    年   月   日在                 因                的行为，违反了            规定，依据       （法律条款），本机关拟对你（单位）作出                   的行政处罚。 如你（单位）对该处罚建议有异议，根据《行政处罚法》有关规定，你（单位）可以于 月 日到 进行陈述和申辩。 行政机关（印章）           年    月   日

附件8：

北京市海淀区档案局 行政处罚听证告知书 海档听告字[ ]第（ ）号 __________：     你（单位）    于    年   月   日在            因                的行为，违反了          的规定，依据 （法律条款），本机关拟对你（单位）作出               的行政处罚。     根据《行政处罚法》第四十二条的规定，你（单位）有权要求举行听证。如你（单位）要求听证，应当在收到本通知后三日内将回执寄到_____，邮编__ ，地址： 逾期视为放弃听证，联系电话___ 。 决定机关（印章）     年   月   日         …………………………………………………………………………………     回 执           海档听告字[     ]第（   ）号 当事人（姓名）         性别       年龄       （单位名称）       联系地址 邮编                   电话 法定代表人             职务 是否要求听证                      当事人签名或者盖章 。                                                             年 月 日

附件9：

北京市海淀区档案局 行政处罚听证通知书 海档听通字[ ]第（ ）号 ______：     应你（单位）的要求：现决定于     年   月   日在         就         一案举行听证。经本行政机关 负责人指定，本次听证由       担任主持人。请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。 在前来参加听证前，请你（单位）作好以下准备： 1、携带有关证据材料； 2、通知有关证人出席作证； 3、如申请主持人回避，请及时告知本行政机关。 行政机关（印章）           年    月   日

附件10：行政处罚听证委托书

委托人（姓名） 性别 年龄 工作单位（单位名称） 联系地址 　 邮编 电话 法定代表人 　 职务 　 代理人 性别 年龄 工作单位 地址 　 邮编 电话 代理人 性别 年龄 工作单位 地址 　 邮编 电话 委托人 委托       代表参加          行政机关为        一案组织的听证。 代理人    的委托代理权限（代为申请回避，代为陈述、申辩并出示证据，代为质证和辩率，代为要求中止和放弃听证，代为作最后陈述，代为审核听证笔录等有关文书）为： 委托人 （签名或盖章） 年 月 日 代理人 （签名或盖章） 年 月 日

附件11：北京市海淀区档案局行政处罚听证笔录

附件12：

北京市海淀区档案局 行政复议决定书 海档复决字[ ]第（ ）号 _________：     经查，你（单位）于     年   月   日在         从事      的行为，违反了     的规定，依据《行政处罚法》第二十三条的规定，现责令你（单位）于     月   日   时   分前改正上述行为。     逾期不履行的，本机关可以申请人民法院强制执行（或者依法强制执行）。特此通知 （印章）   年   月   日 签收人        年   月   日

附件13：

北京市海淀区档案局 违法行为处理通知书 海档改字[ ]第（ ）号 当事人（单位）名称：     根据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条规定，现将你（单位）违法行为和处理意见通知书如下，请予执行，并于接收到通知书之日起十五日内对处理结果给予答复。 违法事实： 处理决定和依据： （ 档案局签章） （执法检查机构签章） 审批人：                     经办人：       年   月   日                  年   月   日 ……………………………………………………………………………………………………………………… 处理结果回执（副联） 海档改字[ ]第（ ）号 （签发违法处理通知书单位名称）： （处理结果或意见）： 当事人（单位）签章                  年     月     日

附件14：

北京市海淀区档案局 行政处罚决定书 海档罚字[ ]第（ ）号 当事人（姓名）                  性别              年龄 工作单位 （单位名称） 联系地址                        邮编              电话 法定代表人                      职务     你（单位）       于     年   月   日在           因           的行为（以 为证），违反了 的规定，依据         （法律条款），本机关决定对你（单位）作出           的行政处罚。 现要求你（单位）： 1、于  月  日前将罚款交至_________ 地址。 如你（单位）不服本处罚决定， 1、可以在收到本决定书之日起日内向 机关申请行政复议； 2、直接向人民法院起诉。 逾期不申请行政复议或者不向法院起诉又不履行处罚决定的，本机关可以申请人民法院强制执行（或者依法强制执行）。 决定机关（印章）  年  月  日                  签收人            年  月  日

附件15：北京市海淀区档案局结案审批表

案   由
立案时间		办案部门		调查人
当 事 人		住址（地址）
案件事实
处罚决定
执行情况
办案部门 结案理由	年     月     日
行政领导 审批意见	年     月     日

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