海淀区归档文件整理办法（试行）

1、范围
1．1 本办法规定了归档整理的原则和方法。
1．2 本办法适用于各机关、团体、企业、事业和其他社会组织。
2、定义
2．1 归档文件
    各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（其他载体和门类的档案管理，仍依照国家或行业有关标准执行）
2．2 件
    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原文与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件，报表、名册、图片等一册（本）为一件。
2．3 归档文件整理
    将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。
2．4 件号
    文件排列顺序号。每件文件都应赋予独立的顺序号。
2．5 页数
    每份文件的总页数。正文与定稿、正件与附件、转发件与被转发件、发文稿纸及文件处理单与被处理文件、报表、名册及图册均应统一计算页数。
3、整理原则
    遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。
4、整理方法
4．1 分类
    将文件按某些特征分别分类归档。归档文件一般可以采用年度、机构、问题或保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法。我区在各委、办、局等机关事业单位采用年度――机构――期限分类法；在企业采用年度――问题――期限分类法。即首先按年度进行分类；其次在同一年度再按不同机构（问题）进行分类；第三根据将要归档文件内容并结合本单位的归档范围及保管期限，确定归档文件的保管期限。
4．2 文件排列
4．2．1 同一机构的文件按形成的时间顺序结合事由进行排列。同一事由形成的文件应排列在一起，会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件应集中排列。
4．2．2 同一文件的不同稿本排列时，一般正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后。（打印文件归档的，没有手稿不用重抄）
4．2．3 会议记录以次为单位组件，一次会议为一件。
4．2．4 组织关系、工资关系介绍信每10人组成一件。
4．3 编号
    归档文件应依分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的项目有全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项（见图一）。
4．3．1 全宗号：由区档案馆给定的立档单位的代码。
4．3．2 年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4．3．3 保管期限：归档文件保管期限的名称：永久、长期、短期。
4．3．4 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
4．3．4．1 室编件号：文件在档案室的排列序号。以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。如：永久1、2、3……，长期1、2、3……，短期1、2、3……。
4．3．4．2 馆编件号：在档案移交进馆时按进馆要求编制。
4．3．5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
4．3．6 页数：文件以件为单位编制总页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上无页码时，需要编页号。一般用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的有右下角，反页编在文件的左下角；当文件上有页码时，无需重编。（文件签发单放在每份文件的首页，不编页码，但填写文件总页数时加上签发单这一页；如归档文件首页上端无法加盖归档章，则可以在归档文件前加一张白纸，在这张白纸上加盖归档章。同时还应在这张白纸上注明“此页无正文”字样，并加盖单位办公室公章。并在填写文件总页数时，加上该页。）
4．3．7 归档文件以件固定时，应使用不锈钢订书钉或塑封回形针。同时用三角袋固定。
4．3．8 归档章应加盖在归档文件的右上角；如右上角无法加盖，则要盖在归档文件上方的中间。
4．4 编目
    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
4．4．1 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图二）。
4．4．1．1 件号：填室编件号。
4．4．1．2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4．4．1．3 文号：文件的发文字号
4．4．1．4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，并加“[ ]”号。
4．4．1．5 日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“19990909”。文件的成文日期不足8位阿拉伯数字时，以“0”补齐。如：原文件成文日期为“1999年9月”，归档文件目录中应写明“19990900”。
    几份文件作为一件时，应以装订时的首份文件日期为准。
4．4．1．6 页数：同4.3.6。
4．4．1．7 备注：注释文件需说明的情况（文件的移出、修改、密级等）。
4. 4. 2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
4．4．3 归档文件目录应编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等项目（见图三）。
    其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4．5 装盒
    将归档文件根据室编件号顺序和文件的多少选择不同厚度的档案盒装入盒内，不同年度和不同机构的文件不应装入同一盒内。
4．5．1 档案盒封面及盒脊
4．5．1．1 档案盒封面应标明全宗名称（见图四）。
4．5．1．2 档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等项（见图五）。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“――”号连接。盒脊各项必须用铅笔填写。
4．5．2 备考表
    在文件整理和管理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表，置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件情况说明、说明人和日期（见图六）。
4．5．2．1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4．5．2．2 说明人：对盒内文件情况做出说明的人员姓名。
4．5．2．3 日期：对盒内文件情况做出说明的日期。
4．5．2．4 如果没有需要说明和解释的情况，备考表不用放入盒内。
4．5．3 档案盒规格及监制
4．5．3．1 档案盒外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm等。
4．5．3．2 档案盒应采用无酸纸制作，由海淀区档案局监制，封底下部应有“海淀区档案局监制”字样。

附件：图一至图六

海淀区档案局
二00三年一月十三日

图一：归档章式样

图二：归档文件目录

图三：文件目录封面式样
    全宗名称______________________________________________________________
    年    度______________________________________________________________
    保管期限______________________________________________________________
    机    构______________________________________________________________
    （问题）______________________________________________________________
    起止件号______________________________________________________________

图六：备考表样式

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